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施工企業(yè)檔案管理之我見

發(fā)布時間：2010-10-29 瀏覽次數(shù)：次字體：[ 大號中號小號 ]

隨著公路建設(shè)事業(yè)的迅猛發(fā)展

，工程檔案資料的管理工作也越來越引起各級各部門的重視，加強公路工程檔案資料的管理，提高工程檔案資料的整體水平，確保工程建設(shè)質(zhì)量的全面提高，不僅是當(dāng)務(wù)之急

，而且勢在必行。作為檔案管理人員，本人就施工企業(yè)的檔案工作提出以下幾點建議

。

一、建立健全檔案管理規(guī)章制度

，加強指導(dǎo)監(jiān)督

。

工程檔案管理正逐步社會化

、市場化、信息化

，積極宣傳《檔案法》

，正確認識工程檔案的重要性是提高工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。針對建設(shè)項目檔案工作中存在的一些問題

，可按照交通部頒發(fā)的《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》以及《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)檔案規(guī)章制度

，制定出適合本單位實際的檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循

，有章必循

。在工程建設(shè)過程中，可以請檔案部門專業(yè)人員到項目部

，對工程資料的檔案管理進行現(xiàn)場指導(dǎo)和監(jiān)督

，有助于保持檔案的完整性。

二

、提高全員檔案意識

，爭取各部門配合。

施工企業(yè)一般由項目部負責(zé)工程施工任務(wù)

，人員流動性大

，一個工程項目竣工，項目部就撤消

，人員就解散

。這無疑給全面完整地收集整理項目施工資料帶來了極大的影響。要確保檔案的質(zhì)量和完整

，項目部必須要提高全員檔案意識

，爭取各部門密切配合，才能使得工程檔案形成與管理規(guī)范化

。企業(yè)檔案管理人員要定期或不定期地到項目部檢查指導(dǎo)項目的檔案管理工作

。

三、施工資料管理落實到人

。

施工企業(yè)承建的工程

，從開工至竣工，這期間所產(chǎn)生的文件資料

，都必須由專人負責(zé)收集和整理歸檔

，項目部還要安排相關(guān)負責(zé)人具體分管。例如工程征地拆遷文件

、招投標文件及承包合同

、工程設(shè)計文件、施工文件、竣工文件等都要由專人將其分門別類進行精細化管理

，才能有效防止這些材料在形成過程中錯

、漏、缺現(xiàn)象的出現(xiàn)

，才能使文件資料的收集整理工作有條不紊

。

四、電子文件與紙質(zhì)文件并存

。

電子文件具有生命周期長的特點適于保存

，但它因為在操作上較復(fù)雜，因而很難保證其真實性和完整性

，所有項目部在竣工資料打印之前就形成的電子文件

，應(yīng)同紙質(zhì)文件一同存檔，這樣既能保證其完整性

、真實性

，又能快捷地提供利用。（辦公室江慧娟）

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